理事の任期は2年、1年ごとに半数入替えがよいですね(理事長体験談)

築25年目を迎えるマンションに住んでいます。5年目に任期1年の理事が回ってきました。前期からの引継ぎはあったものの、管理組合にとって何が大事なのか、今何をしなければならないのか、まったく分かっていませんでした。資産管理を担当する副理事長を引き受けました。理事は全員で15名、資産管理部会のメンバーは5名。6月から始まった月1回の理事会でしたが、12月になって初めて「長期修繕計画」がしっかりできていないことがわかり、読合せを始めました。2月に下水道接続工事を臨時総会に諮らなくてはならず、年明けから総会準備に追われ、このままでよいのだろうかと自問自答の毎日だったことを覚えています。

今のままでは来年度の理事も同じように悶々とするよねと、理事長と一部の有識者と話しをし、
① 理事会を1年間フルに意味のある活動をさせること
② 1年単位では無く複数年に渡る課題もしっかり引継ぎが行える体制にすること
これらを目的として、任期2年、半数改選を通常総会で提案しました。来年度に何を行うか、通常総会の議案の中にある次年度事業計画をしっかり組み立てることができました。

実は管理会社からの説明では毎月徴収する修繕積立金はこれから何回か値上げをし、大規模修繕工事の実施時期に積立金が不足していればお金を借りるのです、と説明を受けていました。一時金で50万円も100万円も出すのは無理だ、その積立て方はおかしいと思いました。次年度には理事会主体で考えた長期修繕計画の立案と、その立案に基づいた2回目の大規模修繕工事までが途中の値上げなし、借金なしでできる修繕積立金の改定を1年かけて行いたかったのです。

理事の任期2年、1年ごとに半数入替えの動きを整理しましょう。

N期のスタート時点でN+1期理事が入ってきますので、ひとつのことをN期理事とN+1期理事でおこなうことで自然と引継ぎができます。

N期の通常総会の3ヶ月前には、N+2期の理事の確定作業を行うと共に、N+1期の理事長、副理事長等の役員候補を決めます。このことによって、通常総会までの3ヶ月の間に役員としての引継ぎも行うことができます。と同時にN+1期の理事長、副理事長に通常総会の次年度事業計画の立案をやってもらうことができます。

N期の通常総会ではN+2期の理事の改選の議案がありますが、と同時にN+1期の役員の承認も取ることによって、N+1期の事業計画をN+1期の理事長、副理事長に自分事として発表してもらうことができます。

理事任期1年で全員入替えの場合は通常総会で出てきた問題に対して、次年度にいない理事長、副理事長が 「来期に検討します」 と言います。これは少し空疎ですね。任期2年にすることによって、「来期に検討します」 はしっかりとした約束になると思います。また、管理会社は多くの場合理事さんが何も発意しない、静かな理事会を好みます。管理会社は自ら自分の首を締めるような提案はしませんし、積み上がってきた修繕積立金をいかに自社の売上げに変換するかを考えています。(これは管理会社は利益を出さなければならないので、いい悪いでは無く、そういうものだと理解しておいた方がよいです)ですので、管理会社主導の理事会ではなく、自分達の資産は自分達で守る、理事会も総会も、管理組合のことは区分所有者が主体となって動いていく、ということが大切と思います。

いかがですか、もし理事任期1年制の管理組合の皆さんがこの記事を読んでいただけたら、是非理事任期2年制のご検討してみて下さい。

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